14.1 Stratégies d'écriture

14.1.2 La lettre formelle

Dans la correspondance écrite il est d’abord question d’identifier le destinataire du courrier ou courriel. En effet cela  permettra de choisir le registre formel ou informel à adopter. Dans le cas d’une lettre formelle les conventions à respecter sont plus complexes que dans le cas d’une lettre amicale :

Les conventions

  • lieu et date en haut à droite
  • coordonnées du destinataire de la lettre en haut à gauche
  • coordonnées de l’expéditeur de la lettre en haut à droite
  • objet de la lettre en dessous des coordonnées du destinataire
  • formule d’appel
  • introduction de la lettre
  • corps de la lettre (de motivation/de candidature, de réclamation, de demarche administrative...)
  • formule de politesse
  • signature

Indices textuels de la lettre amicale

  • on utilise le pronom je
  • on utilise le pronom vous pour le destinataire
  • on emploie un ton et un style courtois et formel
  • on adapte la formule de politesse au destinataire (niveau hierarchique, destinataire connu ou pas)
 

Exemple 1 – Lettre de motivation

Carolina Silva
Rua Da Junqueira 188-198,
1349-001 Lisbonne, Portugal                                                                     

Office du Tourisme de Nîmes
Place de l'Hôtel de Ville 
30033 Nîmes Cedex 9

 

                    Lisbonne, le 5 avril 2016

Objet : candidature à l’offre d’emploi d’été

      Madame, Monsieur,

je vous écris en réponse à votre annonce publiée sur le site job-jeune.fr pour le poste d’assistant saisonnier au guichet de l’Office du Tourisme de la ville de Nîmes.
Actuellement étudiant en classe de terminale au Lycée International de Lisbonne et résident à Estoril, je souhaiterais mettre à votre service mon expérience et mon dynamisme pour travailler dans votre municipalité. Ayant étudié dans un contexte multilingue et multiculturel, j’ai développé mes connaissances et compétences dans une perspective interculturelle qui tourne particulièrement utile dans les relations avec des touristes.
J’ai en effet déjà travaillé en tant que  employé d’été de la Mairie d’Estoril où je m’occupais de l’assistance aux touristes dans les sites touristiques de la ville pendant la saison estivale.
Ouvert à toutes propositions que ce soit pour travailler en extérieur à l’entretien des espaces publics ou pour un poste dans le secrétariat en tant qu'agent accueil ou éducateur social, je suis disponible du 10 juillet au 10 septembre 2016.
Ayant un brevet de maitre nageur, maitrisant l’anglais, le portugais et parlant le français couramment, mon profil international s’adapte bien aux relations avec le public. 

D’un tempérament enthousiaste, aimant le travail en équipe, sérieuse et ponctuelle, je me tiens à votre disposition pour tous renseignements complémentaires. Veuillez trouver en pièce jointe mon CV  et agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

                                           Carolina Silva 

Image 14.1.2b - Lettre de motivation

Exemple 2 – Lettre de réclamation

Mlle Denise Lafargo
1230 via Aurelia
00100 Rome
Italie


Direction de l’Hotel de la mer
1 Avenue de l’Impératrice
Biarritz, France

                                                                     

Rome le 6 septembre 2016

Objet : contestation de facture de sejour 3-18 août 2016

           Madame, Monsieur,

j’ai été cliente de votre hotel pendant deux semaines au mois d’août après avoir effectué ma réservation en ligne. J’ai ensuite réglé mes frais de sejour lors de mon départ le 18 août. J’ai contesté ma facture puisque ma chambre ne correspondait pas à la description de mon accusé de confirmation  et malgré mes plaintes, nulle chambre était disponible pendant la période en question. La réception de l’Hotel a exigé le règlement  sur place en m’invitant à contester par la suite ma facture par courrier.  Je vous demande donc de revoir votre facture et de vous en tenir aux frais prévus pour le type de chambre confort où j’ai effectivement logé. Je tiens aussi à vous informer que mon séjour a été agréable, toutefois le personnel de l’hôtel n’a pas toujours été courtois et efficace dans la résolution des problèmes.
Espérant une solution amiable et un arrangement équitable de cette erreur, je reste dans l’attente de votre réponse.  Je serai bien entendu disponible à envoyer tout renseignement complémentaire qui justifie ma demande ; je vous autorise par ailleurs à utiliser mes coordonnées bancaires pour me rembourser les frais de logement excédant le montant dû pour la chambre « comfort ».
Veuillez agréer l’expression de mes salutations distinguées,

 Denise Lafargo

 

Le lexique de la lettre formelle

Formule d’appel

Formule d’appel:
  • Monsieur, Madame ( destinataires inconnus)
  • Monsieur le Directeur, Madame la Présidente ( niveau hierarchique connu)
  • Monsieur Delacroix ; Madame Bousson (destinataires connus mais pas de relation préalable)
  • Cher Monsieur, Chère Madame (destinataires connus et relation préalable)

Introduction de la lettre

Introduction de la lettre:

  • je vous écris au sujet de, en réponse à ; en écho à...
  • J’ai le regret de vous informer que...
  • suite à votre offre d’emploi/de stage publiée...
  • J’ai lu votre annonce ...
  • J’ai le plaisir de vous annoncer...

Le corps de la lettre

Le corps de la lettre formelle dépend de l’objectif de communication :

  • dans le cas de la lettre de motivation ou de candidature l’objectif est d’inciter le recruteur à rencontrer le candidat pour prendre connaissance de son dossier et/ ou à accepter sa candidature. Pour celle-ci il faut donc imaginer ce que vous pouvez apporter à l’établissement en question et montrer, convaincre que vous possédez les compétences adéquates pour le poste, stage en question.
  • dans le cas de la lettre de réclamation l’objectif est de signaler un malfonctionnement,un disservice, ou un problème et/ou demander un remboursement ou une restitution. Il faut donc décrire le préjudice subi et demander une restitution, un remboursement, un dédommagement ou proposer toute autre solution .

Les formules de conclusion

En espérant que ce courrier retiendra votre attention

Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable

Vous trouverez ci- joint mon CV/ demande de candidature

J’espère avoir l’occasion de vous convaincre de l’intérêt de ma candidature lors d’un entretien que je vous remercie  de bien vouloir m’accorder...

Veuillez trouver en pièce jointe mon CV/ Ma demande de remboursement...

Je vous remercie à l’avance pour l’attention que vous voudrez bien accorder à ma demande.

Je me tiens bien entendu à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Avec mes remerciements anticipés,( je vous prie d’agréer l’expression de ma considération distinguée...)

Les formules de politesse

Il est conseillé d’adapter la formule de politesse finale à la formule d’accroche en répétant le titre du destinataire.

  • Cordialement/ Bien cordialement ( sur un plan d’égalité)
  • Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes sentiments respectueux, ( à un supérieur hierarchique)
  • Veuillez agréer, Monsieur le Directeur/ Madame la Directrice, l’expression de mes salutations distinguées,
  • Amitiés ( à un collègue)
  • Je vous embrasse  ( pas de rapport hierarchique)
  • Bien à vous ( à un collègue)

Production écrite:

Écrivez de 250 à 400 mots en choisissant parmi parmi ces propositions de sujets dans le cadre de l’épreuve 2.

option diversité culturelle

1. L’OIF( Organisation Internationale de la Francophonie) offre un stage d’été de perfectionnement de français dans un pays francophone. Vous souhaitez participer et écrivez votre lettre de candidature à l’adresse ci-contre : Organisation Internationale de la Francophonie, 19-21 avenue Bosquet, 75007 Paris, France

option coutumes et traditions

2. Vous avez participé à un échange scolaire dans un établissement et une famille francophone, à la fin de votre séjour vous écrivez une lettre de remerciement à votre famille d’accueil dans laquelle vous exprimez votre gratitude pour l’opportunité qu’elle vous a accordée de connaître les traditions et coutumes du pays.

option santé

3. Vous souhaitez envoyer vos contributions à la rubrique du magazine « Focus santé » portant sur la malbouffe. Vous envoyez une lettre à la rédaction pour les convaincre que vous avez les compétences et connaissances pour le faire.

option sciences et technologies

4. Sur le magazine en ligne « Futura-sciences » vous avez lu un article portant sur la liberté de l’innovation dont les propos vous ont choqué(e). Vous écrivez un courrier au magazine pour exprimer votre déception.

option loisirs

5. Vous avez logé dans un camping pendant vos vacances d’été mais votre séjour a été moins agréable que prévu. Écrivez un courrier pour vous plaindre au service à la clientèle du camping.

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Texte lettre formelle

Fiche exercice
Fiche auto-évaluation

Conseils de rédaction

  • Pour la lettre de motivation, n’oubliez pas que chaque lettre est unique parce que elle répond à un objectif précis ( le profil du poste). L’objectif de communication est de convaincre le recruteur donc il faut faire état de vos point forts et de vos expériences.
  • Pour la lettre de réclamation, soyez précis et relatez les faits ou situations et les raisons pour lesquelles vous pensez avoir droit à un dédommagement.  
  • La règle d'or serait écrire une lettre dynamique dans laquelle vous proposez aussi un contact.
  • Utilisez des mots du registre soutenu et évitez des mots familiers.

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Mots-clés

  • lieu
  • date
  • formule d’appel
  • destinateur
  • expéditeur
  • coordonnées
  • le corps
  • formule de clôture
  • signature
  • vouvoiement
  • registre soutenu

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Pour réfléchir

Après avoir rédigé votre lettre formelle sur une des options ci-dessus, téléchargez la fiche d’auto-évaluation et apportez éventuellement les améliorations nécessaires.